Основные правила деловой переписки

Всем привет! Здесь кратко представлены основные правила деловой переписки. Думаю, что эта информация вас выручит на работе.

Основные правила деловой переписки

Деловая переписка не приемлет излишней эмоциональности в изложении. Для нее характерен нейтральный тон. Вместо эмоциональных средств оценки применяются логические.

Деловое письмо должно быть очень кратким, написанным в доброжелательном стиле простым и понятным языком. Смысловая точность — важное условие, обеспечивающее практическую ценность документа.

Для оформления писем используют специальные (фирменные) бланки формата А4-А5. При оформлении документа на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование (приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием). Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Датой письма является дата его подписания. Основные реквизиты:

  • дата (число, месяц, год);
  • наименование адресата (инициалы, фамилия, должность и адрес лица, которому письмо адресовано);
  • вежливое приветствие адресата;
  • текст письма;
  • заключение;
  • подпись;
  • отметка об исполнителе (инициалы, фамилия, номер телефона) — располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документов. При адресовании в организацию, указывают её наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании документа физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти дополняет правила оформления реквизита «адресат», положениями о том, при адресовании документа должностному лицу инициалы ставят перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после неё.

Этикет деловой переписки предполагает, что на все послания необходимо давать ответы. Характер ответа зависит от характера письма-запроса.

Если было получено письмо с просьбой, то ответ должен включать обоснование и решение, будет ли просьба удовлетворена или нет. Если пришло письмо с предложением, то ответ должен содержать решение, будет ли предложение принято или нет.

Любое письмо-ответ будет включать ссылку на письмо-запрос. При составлении документа необходимо точно и последовательно излагать суть, соблюдать идентичность содержания.

Шпаргалка для деловой переписки

Основные правила деловой переписки. Основные правила

                          ЖЕЛАТЕЛЬНО                    НЕЖЕЛАТЕЛЬНО
Направить на рассмотрениеВыслать на рассмотрение
Передать в управлениеПередать для управления
Осуществлять контрольВести контроль
Вносить предложенияДавать предложения
Предоставить кредитВыдать кредит
Пострадать в результате событийПострадать в событиях
ОбъявлениеАнонс
ОздоровлениеСанирование
ПродлитьПролонгировать
Текущего годаСего года
ЗаконныйЛегитимный
НазванныйОзначенный
ВышеуказанныйВышепоименованный

Друзья, если вы считаете статью «Основные правила деловой переписки»полезной, поделитесь с друзьями в социальных сетях. Спасибо!


Понравилась статья? Поделись с другом

Пост!
МирТесен

Написать ответ