Основные правила деловой переписки: советы и подсказки

Приветствую всех, кто забрел на этот сайт! Друзья, здесь кратко представлены основные правила деловой переписки. Думаю, что эта информация вас выручит на работе.

Основные правила деловой переписки — что нужно знать

Деловая переписка не приемлет излишней эмоциональности в изложении. Для нее характерен нейтральный тон. Вместо эмоциональных средств оценки применяются логические.

Ваше письмо должно быть очень кратким, написанным в доброжелательном стиле простым и понятным языком. Смысловая точность — важное условие, обеспечивающее практическую ценность документа.

Для оформления писем используют специальные (фирменные) бланки формата А4-А5. При оформлении документа на двух или более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, обоснование (приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием). Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения.

Датой письма является дата его подписания. Основные реквизиты:

  • Дата (число, месяц, год);
  • Наименование адресата (инициалы, фамилия, должность и адрес лица, которому письмо адресовано);
  • Вежливое приветствие адресата;
  • Текст письма;
  • Заключение;
  • Подпись;
  • Отметка об исполнителе (инициалы, фамилия, номер телефона) — располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Документ не должен содержать более четырёх адресатов. Слово «копия» не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документов. При адресовании в организацию, указывают её наименование, затем почтовый адрес.

При адресовании письма физическому лицу, указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти дополняет правила оформления реквизита «адресат», положениями о том, при адресовании документа должностному лицу инициалы ставят перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после неё.

Этикет деловой переписки предполагает, что на все послания необходимо давать ответы. Характер ответа зависит от характера письма-запроса.

Если было получено письмо с просьбой, то ответ должен включать обоснование и решение, будет ли просьба удовлетворена или нет. Если пришло письмо с предложением, то ответ должен содержать решение, будет ли предложение принято или нет.

Любое письмо-ответ будет включать ссылку на письмо-запрос. При составлении документа необходимо точно и последовательно излагать суть, соблюдать идентичность содержания.

Шпаргалка для деловой переписки

Основные правила деловой переписки

                          ЖЕЛАТЕЛЬНО                    НЕЖЕЛАТЕЛЬНО
Направить на рассмотрениеВыслать на рассмотрение
Передать в управлениеПередать для управления
Осуществлять контрольВести контроль
Вносить предложенияДавать предложения
Предоставить кредитВыдать кредит
Пострадать в результате событийПострадать в событиях
ОбъявлениеАнонс
ОздоровлениеСанирование
ПродлитьПролонгировать
Текущего годаСего года
ЗаконныйЛегитимный
НазванныйОзначенный
ВышеуказанныйВышепоименованный

Друзья, если вы считаете статью «Основные правила деловой переписки»полезной, поделитесь с друзьями в социальных сетях. Спасибо!


Понравилась статья? Поделись с другом

Пост!
МирТесен

Написать ответ